Построения технического отдела сервисного центра. Часть 3

Часть 1 Находится тут

Часть 2 Находится тут

4.2 Снабжение

Этот отдел призван содействовать выполнениям ремонтов отдела 4.3. Сюда входит много функций. По трудозатратам они меньше, чем 4.3, но все же обязательны к выполнению. Беда любого бизнеса заключается в отсутствии понимания всех функций. Незнание функции равно проблема. Рано или поздно наступит такая ситуация, где выполнять это будет некому по причине не назначенного человека на должность. Что обычно в этой ситуации делает владелец? Тут дорожка разделяется. Или 1. Вы оставляете все как есть или 2. Вы закрываете дыры собой (снова) или 3. Вы назначает функцию на человека. Решать вам.

 

Заказ запчастей

10_1

Таблица 1. БДИ менеджера по закупкам

 

Эта роль необходима для верного формирования заказов на нужные запчасти и товары. У вашего менеджера по заказам должен быть список утвержденных поставщиков по приоритету. Например, в первую очередь вы ищете запчасть по своему району, затем городу. Смотрите у тех, кто даёт вам лучшие цены, отсрочку платежа, доставка курьером. Если нет по городу, ищите по ближайшим городам или стране. Если и в стране нет, тогда Китай, eBay или возврат по причине дорогих/отсутствия запчастей. Так же берите во внимание такие переменные как условия гарантии и возврата запчастей.

Список наших поставщиков я публиковал тут.

Менеджер по заказам получает что нужно заказывать от мастера, или если есть нюансы, от техдиректора. Он оформляет заказ и передает оплату в бухгалтерию. Как бухгалтерия оплатила, менеджер по закупкам сообщает информацию о оплате и куда отправлять запчасть поставщику. На этом функция этого человека заканчивается.

 

Курьер, водитель

11_1

Таблица 2. БДИ курьера, водителя

 

Этот то человек, который отвечает за перемещение товара, техники, запчастей по городу. Он ездит по схеме сц — клиент (поставщик) — сц. Может быть пеший или на автомобиле. Этот человек выполняет простую, но очень ответственную работу. Он всегда возит с собой деньги, дорогие запчасти и клиентскую технику.

Курьер должен знать город хорошо, иметь необходимые средства связи, планшет с картой города и приложениями с перевозчиками. Очень желательно, чтобы он обладал базовой технической компетенцией — рассказать человеку о технике после ремонта, суметь подбросить дисплей у поставщика на месте, чтобы исключить брак и лишние движения.

Как понимаете, на логистику всегда будут идти затраты времени и денег, и чем квалифицированнее этот человек, тем больше он сможет обработать точек за день меньшими усилиями. Он оптимально может составить маршрут, заранее договариваться с людьми, чтобы они все подготовили к его приезду, иметь отношения с поставщиками. Для этого есть смысл зарплату курьера привязать к количеству точек посещения. Чем больше точек за день посетил, тем больше выплата.

 

Кладовщик

11_2

Таблица 3. БДИ кладовщика

 

Когда запчасть приходит в сервис, кладовщик её оприходует, клеит внутренний серийный номер и перемещает на соответствующую локацию в сервисе. Благодаря такому адресному хранению всегда можно знать где что лежит.

Если запчасть пришла под ремонт, он её оприходует и передает мастеру на установку.

 

Завхоз

12_1

Таблица 4. БДИ завхоза

 

Человек, который отвечает за функциональность помещения, мебели. Например лампочки поменять, двери утеплить, подкрутить на шкафу дверцу и прочее. Это человек — хозяйка, который не терпит беспорядка и стремится к удержанию функции предметов. Так же этот человек контролирует работу уборщицы и чтобы она выполняла свои обязанности честно.

 

Специалист по работе с другими сервис центрами и частными мастерами

12_2

Таблица 5. БДИ специалиста по работе с аутсорсерами

 

Бывают ситуации, когда какой-то ремонт невозможно сделать силами сервисного центра по причине отсутствия нужного оборудования, недостаточно квалификации персонала или устройств больше, чем можем обработать. Для того, чтобы предоставить полный спектр услуг заказчику и не отказывать ему в ремонте, есть смысл найти надёжных партнёров. Они могут сделать то, что не можете вы. Для того, чтобы партнёры делали свою работу хорошо и честно, нужен такой человек. Он в курсе у кого какое оборудование, ценовой политики и сроков исполнения заказов подрядчиков.

Как это происходит. Есть заказ, который вы не можете сделать по какой-то причине. Принимается решение передать этот заказ в иной сервис. Как только устройство решили передать, этот специалист включается в работу — решает куда передать и полностью ведёт этот заказ на время пребывания в ином сервисе. Когда сделанный заказ получен с иного сервиса, он проверяет его передает на выдачу.

 

Уборщик

13_1

Таблица 6. БДИ уборщика

 

Это отдельный человек или компания, чаще всего на правах аутсорсинга, которая наводит чистоту. Если сервис не большой, то за уборку отвечает каждый определенной зоны. Нет принципиального значения, кто этим будет заниматься, главное чтобы в офисе было чисто. Моя рекомендация — это делать чеклист уборки. Там вы списком перечисляете что и в каком порядке вам нужно мыть. Сделал, поставил галочку, сделал, поставил галочку и в конце подпись. Это отчет для уборщика.

 

Специалист по обустройству рабочего места инженера

13_2

Таблица 7. БДИ специалиста по обустройству рабочего места инженера

 

Сервис как живой организм. Он постоянно меняется, растет, улучшается. Ввиду этого у вас должен быть специалист, который следит за трендами и новинками в технологиях ремонта. Так же этот человек отвечает за организацию рабочих мест инженеров. Например, вам нужно организовать новое рабочее место ремонтника. В это входит удобство места, как правильная мебель, стул, оборудование, ноутбук или ПК, набор паяльных принадлежностей, химия для пайки, программаторы и прочее. Прошу заметить, что он отвечает именно за обустройство и организацию. Если у инженера сломался паяльник или закончился флюс, то он обращается за покупкой к менеджеру по закупкам, согласовывая с руководителем что заказывает и почему.

Этот человек вам сильно поможет при расширении и открытии новых точек. филиалов.

 

Оплата и распределение ролей

Оплату вы выбираете исходя из трудозатрат каждой роли, сколько времени тратится в неделю, насколько эта должность ценная на рынке, уровень квалификации и человеческие качества нужного человека и средней зарплаты по региону. Прошу заметить, что это роли. Т.е. это не значит что вы должны нанимать отдельного человека на каждую роль. Это функции, за которые кто-то отвечает и кто-то выполняет. Если вы только начинаете, тогда это все ваше. Если сервис работает, то вы раздаете те роли среди действующего персонала. Знайте, что пропущенная роль — это дыра в системе. Ее должен кто-то латать. Если вы не урегулируете это, тогда будете работать по методу тушения пожаров и ощутите на себе бытийность белки в колесе.

 

Что дальше?

В этих циклах статей я намеревался объяснить как можно проще и доступнее принцип построения и работы технического отдела. Используйте это. Чувствуете в себе силы, внедряет сами. Если нужна помощь во внедрении, записывайтесь на личное обучение.

 

У меня все

Posted in Бизнес, Производство, Сервисный центр and tagged , .

Ответить с помощью Facebook


One Comment

  1. Pingback: Построения технического отдела сервисного центра. Часть 2 | Блог Евгения Куценко

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *