9 приемов, которые нужно применить для эффективного управления собственным временем

Я люблю книги Дена Кеннеди. Этот человек знает, о чем пишет: по делу, интересно, жестко, иногда даже цинично. Хочу с вами поделиться соображениями на тему планирования времени по Кеннеди. 9 приемов планирования времени в студию.

Прием 1. Приручение телефона

тайм-менеджмент

Мобильный телефон сейчас нам нужен, как воздух. Без него не свяжешься с человеком, не посидишь вконтакте, не

пофотографируешь занятную вещь, не поиграешь в игры и прочее. Очень полезная вещь и очень мощный раздражитель. Но вот спросите себя: сколько из того, что может мобильный телефон вам действительно надо? Неужели вам необходимо быстро и сразу отвечать на каждый звонок? Вам сильно необходимо раз в полчаса заходить в любимую соцсеть и почту? И вот что я вам скажу — не надо. Мобильный телефон создан для вашего удобства и мобильности, а не чтобы отнимать время. Поэтому, если вы хотите быть продуктивным, не давайте мобильному вас отвлекать каждый раз. Возьмите себе за правило выделить минимум 3 часа в день без мобильного и сосредоточьтесь на своем деле. В идеале — выключить. Если никак, тогда ставьте на беззвучный + безвибро режим. Уверен, вы сильно удивитесь, сколько успели сделать за это время. А всем необходимым друзьям и коллегам можно перезвонить и позже.

Запомните, наличие мобильно вас не обязывает отвечать всем и каждому. Он лишь для того, чтобы вам можно было быстро связаться с нужным человеком.

 

Прием 2. Минимум деловых встреч

Деловая встреча — это собрание людей, где каждый хочет показать свою важность. Очень редко когда решение какого-либо вопроса требовало бы собрать конференц зал. Обычно посетители собраний выходят с тем, с чем зашли. А если угощаешь чаем с плюшками, то вопрос может решаться ровно столько, сколько есть чая и плюшек.

Запомните, всегда есть возможность связаться с нужным человеком для решения нужного вопроса, объяснить суть и получить результат. Поэтому в целях сохранения времени избегайте совещаний разного рода.

Примечание: в случае, если проведения совещания жизненно необходимо, то добейтесь разговора краткого и по делу.

 

Прием 3. Абсолютная пунктуальность

Если вы хотите, чтобы люди ценили ваше время, цените их. Назначение встречи и прибытие вовремя позволяет планировать вам свой день и требовать от людей взаимной пунктуальности. Так же по этому критерию можно судить своего будущего сотрудника или делового партнера. Если он опоздал на встречу, очень большая вероятность что у него проблемы с чувством времени. Значит он и в дальнейшем будет срывать сроки выполненных проектов и поставок.

 

Прием 4. Составление списков

Любая система планирования времени сводится к составлению списков. Этому причина довольно проста: все помнить невозможно. Поэтому давайте пройдемся по спискам, какими есть смыл пользоваться:

  1. Мое расписание. На весь год, день за днем.
  2. Список дел. Он организовывается по месяцам, неделям и дням. Все дела делятся на три степени важности: А, В, С.
  3. Звонки. Список тех, кому надо позвонить и по какому вопросу. Удобно в алфавитном порядке.
  4. Планирование встреч. Этот список тех, с кем я регулярно общаюсь, будь то партнер, друг или клиент. Там набрасываются вопросы, которые надо обсудить и результат, который нужно получить от встречи.

Я веду список дел еще дедовским способом — ежедневник и ручка. Но сейчас есть очень много программ и сервисов онлайн, которые помогают структурировать эту информацию, например Миниплан, Evernote, BillQuick Online и прочие. Прелесть в том, что синхронизация идет через центральный сервер разработчика, поэтому вам будет доступна информация с домашнего ПК, планшета, мобильного телефона.

Примечание. Если вы считаете себя натурой творческой, и испытываете дискомфорт в использовании списков, сравнимый с обувью, которая жмет, то пересмотрите свое отношение. По моим наблюдениям записывание и планирование сильно освобождает мозги и позволяет сосредоточится на основном деле. Чем больше записал тем меньше необходимо помнить.

 

Прием 5. Все на службу своим целям

Как известно, нельзя стать богатым, если у тебя нет четко измеримых результатов того, что же хочешь получить на выходе. Хочу много денег — цель так себе. Много, это сколько? 500$, 1000$, 10000$ за месяц? Когда есть цель, ставится задача. Далее задача разбивается на подзадачи и решается одна за другой. Все просто.

Так же стоит рассказать о эффективности. Тема заезжена, в интернете мотиваторов и статей больше, чем порнороликов, но все же. И что самое печальное, никто толком не может сказать, куда время потрачено. Для себя я вывел один простой показатель: каждый раз, когда чем-то занимаешься, спрашивай себя, приближает ли это занятие вас к цели.

 

Правило 6. Времяблоки

Важнейший принцип успешных людей таков: быть в нужном месте в нужный час. Ведь мы из кожи вон лезем, чтобы держать договоренности перед остальными людьми. Так почему бы не держать их перед собой.

У вас есть календарь, или ежедневник, или органайзер и что-то там еще. Благодаря этому нехитрому устройству давайте начнеть ценить свое время — расписывайте все дела на неделю, месяц, год вперед. Распишите свой день. Начните ценить свое время. Помните, если вы не знаете, как распорядиться свои временем, значит им распорядится кто-то другой в своих интересах.

Как пример, заблокируйте каждый час своего утра на самообразование, полчаса на утреннюю пробежку или зарядку. Заблокируйте последующие несколько дней на следующей неделе на посещение тренинга или семинара. Распишите на следующий месяц, как вы будете внедрять знания с этого тренинга. Чем больше вы заблокируете в своем графике, тем меньше будет околачиваний и простоев.

Короче говоря, разложите перед собой календарь и распределите или заблокируйте как можно больше времени как можно заранее- но так, словно это высечено на камне, а не записано простым карандашом.

 

Прием 7. Минимум внеплановой деятельности

Сокращая пустое время и внеплановую деятельность вы автоматически уменьшаете неоправданные траты.

Посмотрите на офисного хомячка. Теперь спросите, кокой у него план на день. Уверен, он вам скажет, что в 12.00 у него обед, в 18.00 домой. На протяжении дня будет заниматься текущими делами или тем, чем озадачит руководитель. Если будет окно, то оно обязательно чем-то заполнится, все нерасписанное время куда-то да потратится.

Точно, как человек, который не может сказать, куда потрачены деньги, обречен на вечную бедность, всякий, кто не может вспомнить, на что потратил время, навсегда обречен быть неэффективным.

В идеале нужно расписывать каждый свой день по получасам, от начала до конца. Любая работа выполняется быстрее и эффективнее, если заранее определить, сколько займет ее выполнение, и назначить время завершения.

 

Прием 8. Польза от обрезков

Поездки в транспорте занимают много времени. Обычно это не меньше часа в день. Так почему бы не провести это время с пользой. Как пример, закачать обучающий аудиокурс своего любимого лектора на смартфон, скопировать видеоуроки на планшет. Ваш автомобиль, плеер, планшет может стать мобильным обучающим центром. Книги так же смогут вам пригодится. Носите с собой книгу на любимую тему. Вы всегда ее сможете почитать, ожидая кого-то в кафе или на вокзале.

Возьмите себе в привычку записывать темы для мозгового штурма, идеи сгенерированные во время чтения или общения. Пять минут там, десять минут сям и вы уже потратили час в никуда.

 

Прием 9. Подальше от стада

Этот заголовок говорит сам за себя. Научите себя дистанцировать от массы остальных.

Я, например, знаю, что по делам выезжать из дома в промежутке с 8.30 до 10.00 утра — трата нервов и времени. Все едут на работу, учебу и просто по утренним делам. Там, где можно до офиса доехать за 25 минут в час пик приходится тащиться 1 час 20 минут. Так же не стоит ходить в супермаркеты на кануне праздников, нет необходимости идти в банк в промежутке 13.00 — 14.00. Уверен, у каждого есть свои соображения на этот счет.

 

Эпилог

Использование приемов даст вам колоссальный качественный скачек по контролю своего времени. Применять лучше начать с того, чтобы расписать свой день. Разбить его на три блока — утро, день, вечер. Затем каждый блок расписать по часам, указать, чем вы будете заниматься, использовав эти 9 приемов.

Posted in Тайм-менеджмент and tagged , .

Ответить с помощью Вконтакте


Ответить с помощью Facebook


One Comment

  1. Для творческих людей рекомендуются ментальные карты вместо списков. Как-то пробовала — понравилось!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *